E-Rechnung Ausstellungspflicht 2027: Wer ab Januar ausstellen muss und wer bis 2028 Zeit hat

Empfang und Ausstellung: zwei verschiedene Pflichten

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

• Empfang: Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 müssen inländische Unternehmer seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Eine automatisierte Weiterverarbeitung ist nicht vorgeschrieben. Die elektronische Originaldatei muss aber ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
• Ausstellung: Hier greifen die Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 UStG. Sie bestimmen, wie lange noch andere Rechnungsformen zulässig sind.

Bei Umsätzen, die unter die Pflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG fallen, ist für eine E-Rechnung keine Zustimmung des Empfängers erforderlich (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Bei anderen Rechnungen, etwa an Privatkunden, kann sie erforderlich sein.

Was ab dem 1. Januar 2027 gilt

Die Pflicht ergibt sich aus § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG: Bei einer Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ist die Rechnung als E-Rechnung auszustellen, wenn beide Beteiligten im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatkunden oder an Empfänger im Ausland fallen nicht darunter.

Für die Übergangszeit sieht § 27 Abs. 38 Satz 1 UStG Folgendes vor:

EDI ist der standardisierte Datenaustausch zwischen den Systemen der Geschäftspartner nach der Empfehlung 94/820/EG der Kommission.

Wichtig am Jahreswechsel: Die allgemeine Übergangsregelung gilt nach dem Wortlaut von § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG nur für Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt werden. Eine Leistung aus 2026 darf deshalb nicht allein wegen ihres Leistungsdatums beliebig lange als Papier- oder PDF-Rechnung abgerechnet werden.

Die 800.000-Euro-Grenze

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr. Für Leistungen im Jahr 2027 ist das der Gesamtumsatz 2026. Der Begriff ist in § 19 Abs. 2 UStG definiert: die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der steuerbaren Umsätze, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze. Umsätze aus dem Verkauf von Anlagevermögen bleiben außer Ansatz. Es zählt der gesamte Umsatz, nicht nur der Anteil an Geschäften mit anderen Unternehmen.

Beispiel A: Ein Unternehmen hatte 2026 einen Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro. Für Leistungen im Jahr 2027 darf es nach § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG noch Papierrechnungen ausstellen, PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers. Ab Leistungen im Jahr 2028 ist grundsätzlich die E-Rechnung erforderlich.

Beispiel B: Ein Unternehmen liegt 2026 über 800.000 Euro, obwohl ein großer Teil davon an Privatkunden ging. Es muss Rechnungen an inländische Unternehmer für Leistungen ab 1. Januar 2027 grundsätzlich als E-Rechnung ausstellen. Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht erfasst.

Da nach vereinnahmten Entgelten gerechnet wird, steht der Gesamtumsatz 2026 erst zum Jahresende fest. Wer nahe an der Grenze liegt, sollte die Umstellung vorsorglich vorbereiten.

Welche Ausnahmen gelten

• Kleinunternehmer: Wer nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei bleibt (Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro, im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro), darf Rechnungen nach § 34a Satz 4 UStDV immer als sonstige Rechnung übermitteln. Das gilt nur für Umsätze, die tatsächlich nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind. Wer auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet hat (§ 19 Abs. 3 UStG), fällt nicht darunter. Empfangen können müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen.
• Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von höchstens 250 Euro können nach § 33 Satz 4 UStDV als sonstige Rechnung übermittelt werden. Das gilt nicht für bestimmte Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV).
• Fahrausweise: Auch sie können nach § 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV als sonstige Rechnung übermittelt werden.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG: Für sie besteht keine Pflicht zur Rechnungsausstellung nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG und damit auch keine E-Rechnungspflicht.

Warum eine PDF-Datei allein keine E-Rechnung ist

Eine einfache PDF-Datei ohne strukturierten Datensatz ist keine E-Rechnung. Sie gilt seit dem 1. Januar 2025 als sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Zulässig sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Auch andere vereinbarte strukturierte Formate können genügen, wenn sie die richtige und vollständige Extraktion der Rechnungsangaben ermöglichen und mit der europäischen Norm EN 16931 interoperabel sind (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG).

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet drei Fehlerarten:

• Formatfehler (Rn. 6a): Die Datei erfüllt die Anforderungen an das Format nicht. Dann liegt keine E-Rechnung vor, sondern eine sonstige Rechnung.
• Geschäftsregelfehler (Rn. 6b): Die Datei verstößt gegen die Logik des Formats, etwa durch ein fehlendes Pflichtfeld.
• Inhaltsfehler (Rn. 35, 35a): Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG fehlen oder sind falsch. Das kann auch der Fall sein, wenn eine Validierung keinen Fehler anzeigt.

Nicht jede technische Fehlermeldung führt zur gleichen steuerlichen Folge. Eine Validierung unterstützt die Rechnungsprüfung, ersetzt aber nicht die Prüfung der inhaltlichen Richtigkeit. Welche Folgen ein Fehler im Einzelfall für den Vorsteuerabzug hat, sollte individuell geprüft werden.

Fazit

Nach dem derzeit geltenden § 27 Abs. 38 UStG gelten die dargestellten Übergangsfristen. Eine Änderung ist zum Stand dieses Beitrags nicht bekannt. Das BMF erwähnt in seinem Schreiben ein späteres Meldesystem für inländische B2B-Umsätze. Ob und wann es kommt, ist offen. Wir aktualisieren diesen Beitrag, wenn sich die Gesetzeslage oder die Verwaltungsauffassung ändert.

Ob und wann Ihr Unternehmen auf E-Rechnungen umstellen muss, hängt vom Einzelfall ab. Im kostenfreien Kennenlerngespräch der STEUERKANZLEI THIERSCH besprechen wir, welche Regelungen für Sie gelten.

Verwendete amtliche Quellen

• § 14 Abs. 1 bis 3 UStG – Ausstellung von Rechnungen (Stand: 16. Oktober 2026)
• § 14b Abs. 1 UStG – Aufbewahrung von Rechnungen (Stand: 16. Oktober 2026)
• § 19 Abs. 1 bis 3 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer (Stand: 16. Oktober 2026)
• § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsvorschriften (Stand: 16. Oktober 2026)
• § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge (Stand: 16. Oktober 2026)
• § 34 UStDV – Fahrausweise als Rechnungen (Stand: 16. Oktober 2026)
• § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern (Stand: 16. Oktober 2026)
• BMF-Schreiben: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 (15. Oktober 2024)
• BMF-Schreiben: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (15. Oktober 2025)