E-Rechnung: Welche Fristen Unternehmer jetzt beachten müssen
Das Wichtigste in Kürze
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten gesetzliche Übergangsfristen bis Ende 2027. Wer seine Prozesse frühzeitig anpasst und eine GoBD-konforme Archivierung sicherstellt, vermeidet spätere Umstellungsprobleme und schafft die Voraussetzungen für einen ordnungsgemäßen Vorsteuerabzug.
Was hat sich geändert?
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die verpflichtende elektronische Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern eingeführt.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt als E-Rechnung nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Eine per E-Mail versandte PDF-Datei gilt seitdem nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, sondern lediglich als sonstige Rechnung.
Grundlage für die E-Rechnung ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland haben sich insbesondere folgende Formate etabliert:
- XRechnung als reines XML-Format
- ZUGFeRD (ab Version 2.x mit EN-16931-Konformität) als Hybridformat aus PDF-Darstellung und eingebetteten XML-Daten
Wichtige Fristen im Überblick
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Empfang und Versand von E-Rechnungen:
- Seit 01.01.2025: Alle inländischen Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Bis 31.12.2026: Papierrechnungen sowie sonstige elektronische Rechnungen (z. B. PDF) dürfen im Rahmen der gesetzlichen Übergangsregelungen weiterhin verwendet werden. Für sonstige elektronische Rechnungen bleibt die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
- Bis 31.12.2027: Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betrug, dürfen die Übergangsregelung weiterhin nutzen.
- Ab 01.01.2028: Für inländische B2B-Umsätze ist die elektronische Rechnung grundsätzlich verpflichtend.
Wer ist betroffen?
Betroffen sind grundsätzlich alle im Inland ansässigen Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, die Leistungen an andere inländische Unternehmer erbringen – unabhängig von Rechtsform, Branche oder Unternehmensgröße.
Hierzu zählen beispielsweise:
- GmbHs
- Einzelunternehmen
- Freiberufler
- Handwerksbetriebe
- Agenturen
- nebenberuflich Selbstständige
Ausnahmen und Besonderheiten
Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen elektronische Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten die gesetzlichen Übergangs- und Ausnahmeregelungen.
Nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen unter anderem:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
- Fahrausweise
Was ist jetzt zu tun?
Der wichtigste erste Schritt besteht darin, den Empfang von E-Rechnungen sicherzustellen.
Hierfür genügt zunächst ein E-Mail-Postfach, über das strukturierte Rechnungsformate (z. B. XML oder ZUGFeRD) empfangen werden können.
Ebenso wichtig ist eine GoBD-konforme Archivierung. Maßgeblich ist die unveränderte Aufbewahrung der Originaldatei über zehn Jahre. Ein Ausdruck oder lediglich eine PDF-Vorschau genügt hierfür nicht.
Anschließend sollte geprüft werden, ob die eingesetzte Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen kann.
Darüber hinaus empfehlen sich folgende Maßnahmen:
- Ein zentrales E-Mail-Postfach für den Rechnungseingang einrichten.
- Die revisionssichere Archivierung der Originaldateien sicherstellen.
- Rechnungssoftware auf E-Rechnungsfähigkeit prüfen.
- Kunden- und Lieferantenstammdaten aktualisieren und vervollständigen.
- Interne Zuständigkeiten und digitale Freigabeprozesse festlegen.
Welche Vorteile bringt die E-Rechnung?
Auch wenn die Einführung zunächst zusätzlichen Aufwand bedeutet, bietet die E-Rechnung zahlreiche Vorteile:
- schnellere Verarbeitung von Eingangsrechnungen
- geringere Fehlerquote
- automatisierte Buchhaltungsprozesse
- bessere Nachvollziehbarkeit und Archivierung
- Zeitersparnis bei der laufenden Buchführung
- effizientere Zusammenarbeit mit der Steuerberatung
Praxistipp der STEUERKANZLEI THIERSCH
Warten Sie nicht bis zum Ende der gesetzlichen Übergangsfristen.
Unternehmen, die bereits heute auf die E-Rechnung umstellen, profitieren häufig von schnelleren Arbeitsabläufen, weniger Rückfragen und einer effizienteren Buchhaltung.
Besonders sinnvoll ist es, bestehende Dauerrechnungen, Mietverträge und wiederkehrende Abrechnungen frühzeitig zu überprüfen. Gerade hier entstehen in der Praxis häufig formale Fehler.
Nutzen Sie die Umstellung außerdem als Gelegenheit, Ihre digitalen Buchhaltungs- und Archivierungsprozesse insgesamt zu optimieren.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung des Rechnungswesens.
Während der Empfang elektronischer Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend ist, gelten für die Ausstellung gesetzliche Übergangsfristen bis Ende 2027.
Wer seine Prozesse rechtzeitig anpasst, die technischen Voraussetzungen schafft und eine GoBD-konforme Archivierung sicherstellt, erfüllt nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern profitiert langfristig von effizienteren Abläufen und einer modernen digitalen Buchhaltung.
