EU-Kleinunternehmerregelung: Wie Sie als Kleinunternehmer jetzt auch im EU-Ausland steuerfrei verkaufen

Das Wichtigste in Kürze

• Seit dem 1. Januar 2025 können in Deutschland ansässige Unternehmer die Kleinunternehmerbefreiung auch in anderen EU-Mitgliedstaaten nutzen – über ein zentrales Verfahren beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).
• Dafür darf der Jahresumsatz im gesamten Gemeinschaftsgebiet 100.000 € weder im Vorjahr überschritten haben noch im laufenden Jahr überschreiten.
• Zusätzlich müssen die nationalen Voraussetzungen des jeweiligen Ziellandes erfüllt sein – die können niedriger liegen als die deutschen Werte.
• Sie erhalten eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr.) mit dem Suffix „-EX“ und müssen anschließend vierteljährlich eine Umsatzmeldung ans BZSt abgeben.
• Auch ein in Deutschland regelbesteuerter Unternehmer kann am Verfahren teilnehmen – die deutsche Kleinunternehmereigenschaft ist keine Voraussetzung.

Was hat sich seit 2025 geändert?

Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde § 19 UStG neu gefasst und § 19a UStG neu eingeführt. Beide Änderungen setzen die EU-Richtlinie 2020/285 um und gelten seit dem 1. Januar 2025. Kern der Reform: Die Kleinunternehmerregelung ist keine rein nationale Angelegenheit mehr. Ein in Deutschland ansässiger Unternehmer kann über ein zentrales Verfahren beantragen, die Kleinunternehmerbefreiung eines anderen EU-Mitgliedstaats zu nutzen – ohne sich dort gesondert umsatzsteuerlich registrieren zu müssen.

Welche Umsatzgrenzen gelten?

Hier sind verschiedene Grenzen auseinanderzuhalten:

• National (§ 19 Abs. 1 UStG): Der inländische Gesamtumsatz darf im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten haben und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreiten. Wird die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr tatsächlich überschritten, entfällt die Steuerbefreiung ab genau dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird – nicht erst zum Jahresende.
• Im Gründungsjahr: Da kein Vorjahresumsatz existiert, ist allein die Grenze von 25.000 € für den tatsächlichen Umsatz im laufenden Jahr maßgebend. Eine Hochrechnung auf einen Jahresumsatz findet seit 2025 nicht mehr statt.
• EU-weit (§ 19a UStG): Für die Teilnahme am besonderen Meldeverfahren darf der Jahresumsatz im gesamten Gemeinschaftsgebiet (nach Art. 288 MwStSystRL berechnet) im Vorjahr 100.000 € nicht überschritten haben und auch im laufenden Jahr nicht überschreiten. Diese 100.000 € sind eine EU-weite Gesamtgrenze, keine zusätzliche Freigrenze pro Land.
• National im Zielland: Selbst bei einem EU-weiten Umsatz unter 100.000 € greift die Befreiung im jeweiligen Mitgliedstaat nur, wenn auch dessen eigene nationale Schwelle eingehalten wird. Die EU-Vorgaben erlauben den Mitgliedstaaten hier maximal 85.000 €.

Wer kann teilnehmen?

Die Teilnahme am besonderen Meldeverfahren setzt nicht voraus, dass Sie in Deutschland selbst Kleinunternehmer sind. Auch ein in Deutschland regelbesteuerter Unternehmer kann grundsätzlich am Verfahren nach § 19a UStG teilnehmen, um im EU-Ausland von der dortigen Kleinunternehmerbefreiung zu profitieren. Eine Registrierung in Deutschland ist allerdings ausgeschlossen, wenn Sie bereits in einem anderen Mitgliedstaat als Kleinunternehmer registriert sind.

So funktioniert die Anmeldung beim BZSt

Wichtig für die Praxis: Die Steuerbefreiung im Zielland dürfen Sie erst anwenden, wenn die Teilnahme dort tatsächlich wirksam und die KU-IdNr. erteilt ist – nicht schon ab Antragstellung. Rechnungen vorschnell ohne Umsatzsteuer zu stellen, ist ein häufiger Praxisfehler.

• Voraussetzung: Sie müssen bei Ihrem zuständigen Finanzamt bereits umsatzsteuerlich erfasst sein.
• Antrag stellen: Die Registrierung erfolgt ausschließlich elektronisch über das BZStOnline-Portal (BOP).
• Zielländer und Umsätze angeben: Sie benennen die gewünschten Mitgliedstaaten und geben Ihre Jahresumsätze in sämtlichen Mitgliedstaaten für das laufende Jahr, das Vorjahr und gegebenenfalls das Vorvorjahr an – auch 0-€-Werte sind einzutragen.
• Prüfung durch das Zielland: Die Entscheidung, ob Sie die Kleinunternehmervergünstigung im jeweiligen Mitgliedstaat nutzen dürfen, trifft die dortige Behörde.
• KU-Identifikationsnummer: Erst nach positiver Entscheidung des Ziellandes erteilt das BZSt die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer mit dem Anhang „-EX“. Ihre Gültigkeit lässt sich über ein EU-weites Bestätigungsverfahren prüfen.

Laufende Pflichten

Nach der Registrierung sind Sie zur vierteljährlichen Umsatzmeldung gegenüber dem BZSt verpflichtet – getrennt nach Mitgliedstaat, fällig jeweils einen Monat nach Quartalsende:

• 1. Quartal: bis 30. April
• 2. Quartal: bis 31. Juli
• 3. Quartal: bis 31. Oktober
• 4. Quartal: bis 31. Januar des Folgejahres

Grenzüberschreitung melden

Überschreitet Ihr unionsweiter Jahresumsatz die 100.000-€-Grenze, endet die Teilnahme am Meldeverfahren mit sofortiger Wirkung. Die Überschreitung müssen Sie innerhalb von 15 Werktagen elektronisch an das BZSt melden. Die deutsche Kleinunternehmerregelung ist davon unabhängig zu beurteilen – ein Überschreiten der EU-Grenze beendet nicht automatisch Ihre inländische Kleinunternehmereigenschaft.

Abgrenzung zu OSS und zur Fernverkaufsgrenze

Verwechseln Sie die EU-Kleinunternehmerregelung nicht mit dem One-Stop-Shop (OSS) oder der 10.000-€-Grenze für Fernverkäufe: Die 10.000-€-Grenze entscheidet, in welchem Mitgliedstaat ein Umsatz überhaupt steuerbar ist. Der OSS ist ein Verfahren, um Umsatzsteuer für im Ausland steuerpflichtige B2C-Umsätze zentral zu erklären. Die Kleinunternehmerbefreiung führt dagegen zu einer echten Steuerbefreiung des Umsatzes – wo sie greift, entfällt die Meldung über OSS für genau diese Umsätze. Beide Systeme lassen sich nebeneinander nutzen.

Für wen lohnt sich das?

Besonders relevant ist die Neuregelung für Kleinunternehmer mit Online-Verkäufen an Privatkunden in anderen EU-Ländern – etwa über eigene Shops, Etsy, Amazon oder vergleichbare Plattformen. Entscheidend ist dabei nicht die Plattform, sondern wo der jeweilige Umsatz umsatzsteuerlich ausgeführt wird. Erst danach lässt sich beurteilen, ob die Kleinunternehmerbefreiung des betreffenden Staates überhaupt greift.

Fazit

Die EU-Kleinunternehmerregelung nimmt vielen kleinen Online-Verkäufern eine spürbare bürokratische Hürde. Der Preis dafür ist ein zusätzliches Meldeverfahren mit vierteljährlichen Pflichten und einer 15-Werktage-Meldefrist bei Grenzüberschreitung gegenüber dem BZSt – wer das im Blick behält, kann grenzüberschreitend wachsen, ohne sich in jedem Land einzeln registrieren zu müssen.