Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Was Arbeitgeber jetzt beachten müssen
Das Wichtigste in Kürze
Die Pflicht zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen besteht bereits seit dem 1. Januar 2022 (§ 8 Abs. 2 BVV). Arbeitgeber können sich davon derzeit noch auf formlosen Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen – diese Möglichkeit endet mit Ablauf des 31. Dezember 2026 ersatzlos. Ab dem 1. Januar 2027 müssen daher auch bislang befreite Arbeitgeber die betroffenen Unterlagen elektronisch führen. Für Abrechnungsfälle ab dem 1. Januar 2027 entfällt auch bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) die bisher mögliche Befreiung von der elektronischen Datenübermittlung.
Warum der 1. Januar 2027 wichtig ist
Die elektronische Führung von Entgeltunterlagen ist keine neue Verpflichtung, die erst 2027 entsteht. Bereits seit dem 1. Januar 2022 bestimmt § 8 Abs. 2 BVV, dass bestimmte Unterlagen elektronisch zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind.
Für Arbeitgeber, die ihre Prozesse noch nicht umgestellt hatten, wurde eine Übergangsmöglichkeit geschaffen: Sie können sich auf formlosen Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p SGB IV von der elektronischen Führung befreien lassen (§ 8 Abs. 3 Satz 2 BVV).
Diese Möglichkeit besteht nur noch bis zum 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 entfällt sie ersatzlos, eine Verlängerung ist nicht vorgesehen. Wer die Übergangsregelung bislang genutzt hat, hat deshalb spätestens jetzt Handlungsbedarf.
Welche Unterlagen müssen elektronisch geführt werden?
Nicht die gesamte Personalakte ist betroffen. § 8 BVV erfasst eine begrenzte Gruppe von Unterlagen, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung eines Beschäftigungsverhältnisses relevant sind. Dazu gehören unter anderem:
- Anträge geringfügig Beschäftigter auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht sowie Erklärungen geringfügig entlohnter und kurzfristig Beschäftigter zu weiteren Beschäftigungen
- die schriftliche Erklärung des Verzichts auf die Versicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 4 Satz 2 bzw. § 230 Abs. 9 Satz 2 SGB VI
- Unterlagen zur Beurteilung von Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit
- bestimmte Arbeitserlaubnisse und Aufenthaltstitel
- Daten der übermittelten Bescheinigungen nach §§ 106 bis 106c SGB IV
- Unterlagen aus einem Statusfeststellungsverfahren
- die Bescheinigung nach § 44a Abs. 5 SGB XI sowie die Erklärung zur Inanspruchnahme von Pflegezeit nach § 3 Pflegezeitgesetz
- Aufzeichnungen nach § 19 Abs. 1 AEntG und § 17 Abs. 1 MiLoG (Arbeitszeitdokumentation)
- branchenspezifische Unterlagen, z. B. Besatzungslisten und Seetagebücher in Seefahrtbetrieben
Müssen alte Papierunterlagen komplett eingescannt werden?
Hat ein Arbeitgeber eine wirksame Befreiung von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen erhalten, ist eine rückwirkende elektronische Führung für Zeiten vor dem 1. Januar 2027 grundsätzlich nicht erforderlich. Für neue Tatbestände und Ereignisse müssen die betroffenen Entgeltunterlagen spätestens ab dem 1. Januar 2027 elektronisch geführt werden.
Eine vollständige nachträgliche Digitalisierung sämtlicher bisheriger Papierunterlagen allein wegen des Auslaufens der Befreiungsmöglichkeit ist daher grundsätzlich nicht erforderlich.
Können Papierunterlagen einfach eingescannt werden?
Auch ursprünglich in Papierform vorliegende Unterlagen können grundsätzlich durch Digitalisierung elektronisch geführt werden. Entscheidend ist, dass die gesetzlichen und technischen Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung und eindeutige Zuordnung eingehalten werden.
Werden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV dem Arbeitgeber in Papierform übermittelt, müssen sie grundsätzlich in ein elektronisches Format umgewandelt werden. Dabei müssen die Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist verfügbar, unverzüglich lesbar und dem jeweiligen Beschäftigten und Sachverhalt zugeordnet sein.
Was passiert mit den Papieroriginalen?
Werden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV dem Arbeitgeber in Papierform übermittelt, müssen sie grundsätzlich in ein elektronisches Format umgewandelt werden. Die Originaldokumente sind nach § 9 Abs. 5 BVV grundsätzlich bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung aufzubewahren. Soweit andere gesetzliche Vorschriften längere Aufbewahrungsfristen vorsehen, sind diese zusätzlich zu beachten.
Was hat das mit der euBP zu tun?
Von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen nach § 8 BVV zu unterscheiden ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP). Über die euBP werden insbesondere Daten aus der Entgeltabrechnung und der Finanzbuchhaltung elektronisch an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt. Es handelt sich um eine von der elektronischen Führung der begleitenden Entgeltunterlagen zu unterscheidende Verpflichtung.
Praxistipp der STEUERKANZLEI THIERSCH
Wer aktuell noch von der Befreiung nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV Gebrauch macht, sollte nicht bis kurz vor dem 31.12.2026 warten.
Ein einfacher erster Schritt: neu entstehende Entgeltunterlagen ab sofort konsequent digital erzeugen oder entgegennehmen. Bei eingehenden Papierdokumenten sollten frühzeitig klare interne Prozesse für die Überführung in das elektronische Format festgelegt werden.
Sinnvoll ist außerdem eine Bestandsaufnahme: Welche der in § 8 Abs. 2 BVV genannten Unterlagen fallen im Betrieb überhaupt an und wie werden sie heute erfasst?
Fazit
Der 1. Januar 2027 ist kein neuer gesetzlicher Umbruch, sondern das Ende einer bereits seit 2022 laufenden Übergangsphase – und das gleich für zwei getrennte Pflichten: die elektronische Führung der Entgeltunterlagen und die euBP.
Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Entgeltunterlagen liegt unabhängig von eingesetzter Software oder beauftragten Dienstleistern immer beim Arbeitgeber. Wer die Befreiung bislang genutzt hat, sollte die Umstellung jetzt planen.
